Bibliotecă
electronică

Documentele electronice sunt stocate într-o bibliotecă structurată în directoare și subdirectoare, în conformitate cu nevoile interne ale clientului.

Accesul la documente se face respectând nevoia de a cunoaște a utilizatorilor, care pot avea acces pentru vizualizare, modificare sau ștergere, conform drepturilor alocate.

Management
al documentelor

Realizează gestionarea unitară a documentelor, garantând protecția și confidențialitatea datelor. Sunt permise multiple operații pe documente, se asigură versionarea automată a acestora la fiecare modificare a conținutului și păstrarea unui istoric al versiunilor, organizarea lor, precum și semnarea electronică a documentelor, indiferent de formatul acestora. Există facilități de preluare a conținutului de la scaner, OCR (Optical Character Recognition) și de recunoaștere de coduri de bare.

Lucru
colaborativ

Mai mulți utilizatori pot contribui la realizarea unui document, responsabilitatea asupra formei finale a documentului fiind a persoanei care a inițiat colaborarea.

Cu ajutorul acestui instrument se poate solicita sprijinul oricărui coleg, indiferent de specializare și de departamentul în care se află.

Management
al fluxurilor de lucru

Permite configurarea fluxurilor electronice pe care vor circula documentele de lucru ale unei companii, fiind acoperite cele mai diverse cerințe de business. Fluxurile pot fi definite astfel încât să respecte o multitudine de reguli de acces și de criterii de distribuție, termene de execuție și norme de comportament în situații particulare.

Management
al sarcinilor de lucru

Asigură managementul sarcinilor primite în afara fluxurilor predefinite de documente și integrarea lor cu Microsoft Outlook, astfel încât să figureze în Calendar în lista obligațiilor de serviciu.

Arhivare
electronică

Cu ajutorul acestui modul, documentele care au ajuns la sfârșitul ciclului de viață pot fi arhivate electronic conform legislației în vigoare. Documentele arhivate pot fi consultate în funcție de drepturile de acces, nefiind posibilă modificarea sau ștergerea lor.

Registratură electronică

Gestionează eficient corespondența unei companii, iar documentele pot fi urmărite ușor datorită instrumentelor care intră în componența DoxLite și care înregistrează intrările, circulația și ieșirile actelor din organizație.

Integrare cu
MS Office

Permite lucrul cu fișiere electronice de tip Office (Word, Excel, Powerpoint), prin intermediul unui add-on din DoxLite la nivelul aplicațiilor MS Office. Astfel, operațiile de adăugare, modificare, copiere de documente devin extreme de simple.

Mobilitate
 

Accesul la biblioteca electronică, la fluxurile electronice de documente și la managementul sarcinilor de lucru se poate face inclusiv de pe dispozitive mobile (tabletă, smartphone), prin intermediul unei aplicații dedicate.

Căutare rapidă și avansată

DoxLite permite regăsirea rapidă a documentelor, pe baza atributelor sau continuțului acestora.

Securitate și
control

Autentificarea se poate face atât pe bază de nume de utilizator și parolă, cât și cu certificat digital, existând posibilitatea de integrare cu o soluție de autentificare integrată. Accesul la funcționalități și la date este diferențiat și se face prin intermediul unei scheme de drepturi de acces prestabilite, iar toate operațiile din sistem sunt jurnalizate.

Notificări
 

Utilizatorii sunt notificați prin e-mail sau în cadrul aplicației cu privire la sarcinile de serviciu pe care le primesc, indiferent dacă este vorba de sarcini pe fluxurile electronice predefinite sau din afara acestora. Notificările ajută la gestionarea corectă a termenelor și la organizarea agendei de lucru a utilizatorilor, chiar și atunci când nu sunt conectați la aplicație.

Monitorizare și
raportare

Conține atât rapoarte despre activitatea și gradul de încărcare a angajaților, cât și rapoarte statistice referitoare la fluxurile în lucru sau finalizate, în termen sau depășite, pe baza acestora putându-se lua decizii de optimizare a activității.

Administrare
 

Permite gestiunea accesului la functionalități, la fluxurile de lucru și la date/documente pentru fiecare utilizator în parte. Operațiile de configurare a aplicației se fac cu ușurință din interfața acesteia, fără a fi nevoie de cunoștințe specializate de IT.