Serviciile de management al documentelor în cloud presupun eliminarea costurilor cu infrastructura hardware, folosită pentru gestionarea documentelor. Documentele vor fi accesate online, de oriunde, oricând, de pe orice dispozitiv conectat la Internet.
Angajații din compania dumneavoastră care dețin un cont de utilizator valid vor putea accesa documentele, însă doar în funcție de drepturile de acces pe care le dețin în sistem. De asemenea, administratorul sistemului poate avea acces la documente. Nicio persoană neautorizată sau care nu a primit o împuternicire expresă nu va avea acces la documentele dumneavoastră.
UTI Grup garantează că documentele încărcate în DoxLite nu vor fi pierdute, sistemul de securitate asigurând integritatea, protecția și confidențialitatea documentelor electronice. Centrul de date care găzduiește serverele este monitorizat de către specialiști în securitate informatică, iar sistemul de backup automat periodic previne pierderea documentelor.
Accesul în sistem se face pe bază de nume de utilizator și parolă. După activarea contului dumneavoastră de utilizator vă vor fi comunicate datele de acces și veți primi un minighid de utilizare a aplicației.
În cazul în care v-ați uitat parola, puteți solicita furnizorului de servicii să vă genereze o nouă parolă de acces, iar apoi, după intrarea în aplicație, vă puteți schimba personal parola (butonul Profil/ Schimbare parolă).
Administrarea aplicației este în sarcina furnizorului de servicii, respectiv UTI, compania dumneavoastră neavând astfel costuri cu personal specializat în administrarea aplicației software. Conturile de utilizator și drepturile de acces vor fi acordate de către administrator, în conformitate cu cerințele exprimate în scris de dumneavoastră.
Adăugarea sau modificarea de tipuri de documente sau de fluxuri electronice în sistem sunt operații administrative, care vor fi efectuate de către furnizorul de servicii, în conformitate cu cerințele dumneavoastră și pachetul opțional achiziționat.
Aveți nevoie de un certificat digital doar în cazul în care doriți să semnați electronic documentele din sistem și deciziile acordate pe documentele care parcurg fluxurile electronice de lucru. De asemenea, dacă doriți să arhivați documentele electronice este necesar să dețineți un certificat digital.
În cazul în care dețineți un certificat digital, pachetul DEMO Standard DATA ROOM permite semnarea electronică a documentelor din sistem. În schimb, pachetul DEMO Fluxuri Electronice nu este configurat astfel încât să permită semnarea electronică a deciziilor acordate pe documente.
Există mai multe tipuri de pachete care pot fi achiziționate, dumneavoastră putând opta oricând în timpul perioadei contractuale pentru un pachet cu funcționalități suplimentare sau pentru achiziția a încă unui pachet pe lângă cel deținut. De asemenea, există pachete opționale pentru categorii de documente și fluxuri electronice suplimentare. Se pot achiziționa simultan mai multe pachete și funcționalități.
Dacă după expirarea contractului nu veți mai dori continuarea colaborării, furnizorul vă va pune la dispoziție colecția dumneavoastră de documente, iar conturile de utilizator folosite de angajații companiei dumneavoastră vor fi dezactivate.
Dacă doriți să arhivați documentele vechi, cu care nu mai lucrați în mod curent, va trebui să optați pentru funcționalitatea suplimentară de arhivare electronică. În plus, trebuie să țineți cont de faptul că va fi necesară achiziția unui certificat digital pentru titularul dreptului de dispoziție (conform legii arhivarii electronice 135/2007) și de faptul că arhiva nu va avea valoare legală, centrul de date nefiind autorizat în acest sens.
Pachetul operațional FLUXURI ELECTRONICE conține toate funcționalitățile incluse în pachetul standard DATA ROOM și, în plus, are configurat un flux electronic de avizare documente (valabil pentru orice categorie de document), cu trei pași: Elaborare -> Avizare -> Finalizare. Astfel, pachetul operațional FLUXURI ELECTRONICE permite în plus managementul sarcinilor de lucru și delegarea de sarcini.
Plata pachetelor achiziționate se poate face în avans, anual sau semestrial, în funcție de opțiunea dumneavoastră. Pentru plata integrală în avans beneficiați de un discount de 5%.
Factura se poate plăti prin transfer bancar într-unul dintre conturile menționate pe factură.
